Sử dụng Templates (mẫu) là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tạo ra một tài liệu văn phòng phù hợp. Các mẫu này được phát triển ngày càng ưu việt kể từ khi phiên bản MS Office 2010 ra đời đến nay. Với các mẫu được xây dựng sẵn, chúng ta có thể tạo ra các tài liệu văn phòng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng bất cứ lúc nào, từ một bức thư, một tờ rơi quảng cáo, một báo cáo hàng tồn kho đến một bài thuyết trình ấn tượng.
Các phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft Office được thiết kế đồng nhất với nhau nên việc sử dụng chúng rất dễ dàng và hoàn toàn tương đồng với nhau.
Để tạo mới một tài liệu văn phòng sử dụng mẫu có sẵn, với Microsoft Office 2013, bạn có thể làm như sau:
Nhấp chuột vào thẻ FILE, phần backstage của Office sẽ hiện ra, ta chọn lệnh New, một danh sách các mẫu khả dụng có sẵn sẽ được liệt kê với hình ảnh minh họa như dưới đây.
Bạn hãy chú ý một chút, ở phía trên các danh sách này đã có sẵn một số các loại template được thiết kế theo từng chủ đề thông dụng nhất được chia thành từng nhóm (dựa theo kết quả tìm kiếm mẫu của người dùng), bạn có thể sử dụng các nhóm này để tìm kiếm nhanh chóng hoặc nhập thông tin liên quan đến tài liệu mình định xây dựng vào ô “Search for online templates” để tìm kiếm mẫu theo nội dung mình mong muốn.
Ví dụ, với mẫu “Welcome to Word”, rất nhanh chóng ta sẽ có một văn bản mới được thiết kế sẵn theo đúng phong cách mà ta đã chọn:
Như vậy chúng ta đã tạo ra được một tài liệu mới sử dụng một mẫu đã có sẵn. Lợi ích mà các mẫu mang lại cho chúng ta không chỉ có vậy, trong các mẫu này người thiết kế cũng đã tạo sẵn các thành phần quan trọng như: Style, theme font, theme color… giúp bạn có thể sử dụng nó để tạo, định dạng một văn bản chuyên nghiệp một cách nhanh chóng
Tương tự như vậy với MS Excel, PowerPoint, Access… cũng có những mẫu tạo sẵn cho chúng ta sử dụng. Cần lưu ý: đa số các mẫu này đều được tải về từ hệ thống của Microsoft nên khi tìm kiếm mẫu chúng ta cần có kết nối mạng Internet.